Organiser un Championnat

Ce guide vous accompagne étape par étape dans la création et la gestion d'un Championnat (fédéral, régional, national) avec Astra.

1. Créer le championnat

La première étape consiste à configurer l'événement dans le système.

Sur votre page d'acceuil cliquez sur Créer un concours.
Remplissez les informations de base : Nom, Dates.
Dans la section « Type de concours », sélectionnez Championnat.
Configuration spécifique :
- Validation quota : Activez cette option si l'accès est soumis à qualification (ex: Championnat de France).
- Quota à utiliser : Sélectionnez le barème correspondant (ex: FRANCE 2025).
- Arbitres : Saisissez le numéro de licence de l'arbitre responsable et des autres arbitres. (peut être rempli par la suite également)
Définissez les créneaux horaires dans le calendrier en bas de page, puis validez.

2. Avant l'épreuve : La préparation du greffe

Une fois le concours créé, vous accédez au tableau de bord de gestion. Voici les actions clés à réaliser avant le jour J :

Déclaration des jeux d'arcs utilisés

Par les compagnies elles meme
Sur la page détail, vous avez accès à un lien à transmettre aux compagnies prêtant des jeux. Elles pourront ainsi déclarer directement leurs jeux via un formulaire sécurisé.
Par vous meme
Sur l'onglet Greffe, vous avez accès à la liste des jeux déclarés. Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des jeux si nécessaire.

Quelque soit la méthode utilisée, depuis l'onglet Greffe puis Gérer les créneaux, vous pouvez visualiser et ajuster les créneaux d'ouverture pour chaque compagnie. Il est ainsi possible d'adapter le planning aux besoin de votre compétition

Déclaration des archers

Inscription en ligne par les archers
Sur l'onglet Greffe, vous avez accès à un lien d'inscription à diffuser aux archers participants. Ils pourront ainsi s'inscrire directement en ligne. Vous recevrez une notification par email à chaque nouvelle inscription.
Suivi des inscriptions
Depuis l'onglet Greffe, vous pouvez visualiser la liste des archers inscrits, et au besoin en ajouter par vous meme si vous revecez une inscritpion par un autre canal (téléphone, email).

Covoiturages

Suivi des covoiturages
Sur cette page, vous pouvez visualiser et gérer les groupes de covoiturage formés par les archers inscrits. Ainsi vous pouvez confirmer qu'il n'y a pas eu d'oubli
Regroupement familliale
Afin d'éviter les remarques de certains archers car vous n'avez pas fait tirer ensemble les enfants et les parents (alors qu'ils non pas eu meme déclarés les covoiturages), sur cette page vous verrez les familles potentielles (memem nom et meme compagnie) et pourrez ainsi créer des covoiturages à leur place pour ainsi éviter au mieux les plaintes.

Affectation des archers

Affectation manuelle
Une fois les archers inscrits, vous devez les affecter aux jeux d'arcs déclarés. Depuis l'onglet Greffe, cliquez sur Affecter manuelle pour ouvrir l'interface d'affectation. L'affectation se fait en cliquant sur un archer puis sur le jeu désiré. Si un jeu n'est pas compatible avec un archer (ex: arc à poulies non autorisé), le jeu est désactivé dans l'interface.
Controle des affectations
Après avoir affecté les archers, utilisez le module Controle des affectations pour détecter d'éventuelles erreurs (ex: archer non affecté, arc non conforme au jeu). Cette page ne permet pas de corriger les erreurs, mais liste les problèmes détectés pour que vous puissiez les résoudre via l'interface d'affectation manuelle.

3. Impressions officielles

Avant le début des tirs, imprimez tous les documents nécessaires depuis la section dédiée du tableau de bord :

Feuilles de marque : Génère les feuilles de score pré-remplies pour chaque peloton.
Dossards : Crée tous les dossards des archers inscrits.
Infos Compagnies : Génère un document récapitulatif à remettre à chaque compagnie prêtant un jeu (horaires, archers attendus, etc.).
Préparation matériel : Fournit la liste du matériel nécessaire pour le greffe.

4. Pendant l'épreuve : Gestion sportive

Le jour du championnat, votre priorité est la saisie et le contrôle des scores.

Saisie des scores

Cliquez sur Saisir les résultats. Deux méthodes sont possibles :

Saisie classique : Recherche par nom ou peloton.
Saisie rapide : En scannant le code-barres présent sur la feuille de marque (si vous êtes équipé d'une douchette).

Suivi et Contrôle

Utilisez le module Suivi de la saisie pour voir en temps réel l'avancement des pelotons et identifier les feuilles manquantes.

Si activé, le module Contrôle des résultats permet une double vérification (souvent obligatoire pour les championnats majeurs) pour s'assurer qu'aucune erreur de saisie ne s'est glissée.

Urgence / Imprévu : Utilisez le bouton Affectation secours pour réassigner rapidement un archer sur un jeu de secours en cas de problème technique sur un jeu.

5. Après l'épreuve : Résultats et Podiums

Une fois tous les scores saisis et vérifiés :

Effectuez un dernier Contrôle Top10 pour valider les têtes de classement.
Rendez-vous dans Résultats pour visualiser les classements finaux.
Générez les **PDF officiels** pour l'affichage et la remise des prix.
Un lien **Résultats publics** (QR Code) est disponible pour permettre aux archers de consulter leur classement en direct sur leur smartphone.